KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve iletişim

Veri sorumlusu, Doktorweb Creative Solutions markasıyla faaliyet gösteren şahıs işletmesi sahibi Abdulkadir Bilici’dir.

Adres: Feritpaşa Mh., Ulaşbaba Cd. No:24 D:101, 42100 Selçuklu/Konya

Başvuru ve iletişim: bilgi@doktorweb.com.tr

2. İşlenen bilgiler, amaçlar ve hukuki sebepler

• Teklif ve iletişim: Adınız, e-posta adresiniz, paylaşırsanız telefonunuz, firma ve şehir bilgileriniz, proje ihtiyaçlarınız ve bütçe tercihleriniz; talebinizi değerlendirmek, sizinle görüşmek ve teklif hazırlamak için işlenir. Sözleşme hazırlığıyla ilgili işlemlerde Kanun’un 5/2-c, diğer iletişim taleplerinde temel haklarınıza zarar vermemek kaydıyla 5/2-f maddeleri esas alınır.
• Müşteri portalı ve proje: Hesap bilgileri, yazışmalar, paylaştığınız proje dosyaları, teslim ve onay kayıtları; hizmeti yürütmek ve proje takibini sağlamak amacıyla 5/2-c kapsamında işlenir. Bir hakkın kurulması veya korunması için gerekli kayıtlar bakımından 5/2-e uygulanır.
• Ödeme ve sözleşme: Teklif ve sözleşme bilgileri, ödeme tutarı ve yüklediğiniz dekonttaki bilgiler; ödeme takibi ve sözleşmenin yürütülmesi için 5/2-c, uygulanabilir mali ve hukuki yükümlülükler için 5/2-a ve 5/2-ç, uyuşmazlıklarda hakların korunması için 5/2-e kapsamında değerlendirilir. Dekont yüklerken işlemle ilgisiz bilgileri kapatmanızı öneririz.
• İşlem güvenliği: IP adresi, istek ve oturum bilgileri, işlem zamanı ve güvenlik kayıtları; yetkisiz erişimi ve kötüye kullanımı önlemek, hataları incelemek için 5/2-f, bir hakkın korunmasının gerekli olduğu durumlarda 5/2-e kapsamında işlenir.
• Keşif görüşmesi: Adınız, e-posta adresiniz, seçtiğiniz tarih ve saat, saat dilimi, dil tercihi ve varsa proje notunuz; talep ettiğiniz görüşmeyi oluşturmak, sizinle iletişime geçmek ve projenizi değerlendirmek amacıyla 5/2-c kapsamında işlenir. Not alanına görüşmeyle ilgisiz veya özel nitelikli kişisel veri yazmayın.
• Asistan: Yazdığınız mesajlar talebinizi anlamak ve yanıtlamak amacıyla kendi sunucumuzda çalışan model tarafından, konuşma bağlamıyla birlikte işlenir; harici bir yapay zekâ API’sine gönderilmez. Teklif hazırlığına ilişkin bilgiler için 5/2-c, diğer hizmet bilgisi taleplerinde temel haklarınıza zarar vermemek kaydıyla 5/2-f, hizmetin güvenli çalışması için gerekli teknik kayıtlar bakımından 5/2-f esas alınır. Sohbete şifre, kart bilgisi, sağlık bilgisi veya işle ilgisiz kişisel veri yazmayın.

Ayrı açık rıza gerektiren bir kullanım söz konusu olduğunda bunun ayrıca açıklanması ve rızanın ayrı olarak alınması gerekir. Bu metin genel bir pazarlama izni değildir.

3. Bilgileri nasıl topluyoruz?

Bilgiler; planlayıcı, teklif ve randevu formları, müşteri portalı, dosya yükleme alanları, asistan, e-posta, telefon ve tercih ettiğiniz iletişim kanalları üzerinden, otomatik veya bir kayıt sisteminin parçası olan otomatik olmayan yollarla elde edilir. Teknik kayıtlar siteye erişim ve oturum açma sırasında oluşabilir.

Sitedeki sesli tanıtımlar, yönlendirmeler ve örnek görüşmeler hazır kayıtları oynatır. Bu alanlar mikrofonunuzu açmaz ve sesinizi kaydetmez.

4. Bilgiler kimlerle paylaşılır?

Kişisel verileriniz, hizmet aldığımız barındırma sağlayıcılarının sunduğu sanal sunucu (VDS) ve depolama altyapılarında muhafaza edilmektedir. E-posta adresiniz ve gönderilen bildirimin içeriği, giriş bağlantıları ve proje bildirimlerinin iletilmesi için e-posta hizmet sağlayıcısı tarafından işlenir. Bu paylaşımlar ilgili hizmetin sunulması için gereken bilgilerle sınırlıdır. Hukuken yetkili mercilere, geçerli talepleri ve yasal yükümlülükler kapsamında bilgi verilebilir.

İletişim sayfasındaki konum görseli kendi sunucumuzdan sunulur; dışarıdan harita görselleri yüklenmez. WhatsApp veya Google Maps bağlantısını açtığınızda ilgili hizmetin kendi veri işleme koşulları geçerli olur.

Yazılı AI asistanı kendi sunucumuzda çalışır. Gönderdiğiniz mesajlar ve yanıt için gerekli konuşma geçmişi bu altyapıda işlenir; harici bir AI sağlayıcısına iletilmez. Mesajınıza yazdığınız kişisel bilgiler de bu kapsama girer. Şifre, kimlik belgesi, sağlık, ödeme veya başkalarına ait gizli bilgi paylaşmayın. Asistanı kullanmadan da planlayıcı veya doğrudan iletişim kanallarımız üzerinden bize ulaşabilirsiniz.

Randevu takvimi kendi sunucumuz ve veritabanımız üzerinde çalışır. Görüşme oluşturulurken adınız, e-posta adresiniz, randevu tarihi ve saati, saat dilimi, dil tercihi, varsa notunuz ve işlem referansı burada saklanır. Randevu kaydı harici takvim hizmetlerine iletilmez. Talebiniz ekibimizin onayına sunulur; görüşme yöntemi ayrıca paylaşılır. Bu form üzerinden görüşme sesi veya görüntüsü kaydedilmez.

Yurt dışındaki bir altyapıya kişisel veri aktarımı Kanun’un 9. maddesindeki şartlara tabidir. Asistan ve randevu sistemi harici AI veya takvim API’si kullanmaz. Gerektiğinde yeterlilik kararı veya uygun güvence gibi aktarım şartlarının ayrıca sağlanması gerekir. Bu metni okumak ya da formdaki okuma beyanını işaretlemek, aktarım için gereken hukuki mekanizmanın yerine geçmez. Arızi aktarımlara ilişkin istisnalar, sürekli hizmet kullanımına genel bir izin oluşturmaz.

5. Çerezler ve tarayıcı depolaması

Müşteri portalına giriş yaptığınızda oturumunuzu sürdürmek için bir oturum çerezi kullanılır. Seçtiğiniz dil, bir yıl süreli tercih çerezinde saklanır. Açık veya koyu görünüm tercihiniz tarayıcınızın yerel depolamasında; hesaplayıcıdan veya asistandan planlayıcıya aktardığınız proje özeti ise oturum depolamasında tutulabilir. Tarayıcı ayarlarınızdan bunları temizleyebilirsiniz; oturum çerezini silmeniz yeniden giriş yapmanızı gerektirir.

İsteğe bağlı ziyaret ölçümünü yalnız izin verdiğinizde açarız. Bu ölçüm, ziyaret ve sayfa görüntüleme ile planlayıcı bağlantısına tıklama, planlayıcıya başlama, özete ve iletişim adımına ulaşma, telefon, WhatsApp ve e-posta bağlantılarına tıklama, gönderim denemesi, gönderim hatası ve kaydedilen talep sayılarını günlük toplamlar hâlinde tutar. Raporlarda sayfa adresinin yolu bulunur; ad, e-posta, form içeriği, iletişim bağlantısındaki telefon numarası veya e-posta adresi, tarayıcı kimliği ve IP adresi yer almaz. Bu durum, erişim ve işlem güvenliği için tutulan teknik kayıtların bulunmadığı anlamına gelmez. Tercihiniz ve aynı gün tekrar sayılmamanızı sağlayan tarih tarayıcınızın yerel depolamasında; planlayıcı adımları, son kaynak sayfa ve gönderim denemesi için kullanılan işaretler oturum depolamasında tutulur. Talep referansı ölçüm raporuna alınmaz. Ölçüm tercihinizi sayfadaki “Ölçüm tercihleri” düğmesinden değiştirebilirsiniz. İzni geri çektiğinizde sonraki ziyaretleriniz ölçülmez; önceden oluşmuş günlük toplamlardan tek bir ziyareti ayırmak mümkün değildir.

6. Saklama ve silme

Site asistanındaki sohbet içeriği kalıcı bir konuşma arşivine kaydedilmez; yanıt oluşturmak için gerekli kısa konuşma bağlamı kendi sunucumuzda işlenir. Sohbet ve randevu uç noktalarının hız sınırı için kullanılan süreç içi, anahtarlı IP özetleri ilgili işlem penceresi sona erdikten sonra en geç bir dakika içinde temizlenir. Ham IP yerine özet kullanılması, bu teknik kaydın her durumda anonim olduğu anlamına gelmez.

Bu saklama politikasının devreye alınmasından sonra oluşturulan keşif görüşmesi kayıtları görüşmenin bitiminden 180 gün, kapalı zaman aralıkları bitiminden 30 gün sonra zamanlanmış temizleme işlemiyle silinir. Daha önceki kayıtlar ayrı değerlendirilir. Bir uyuşmazlık veya yasal saklama zorunluluğu varsa yalnız gerekli kayıt, ilgili gerekçe devam ettiği sürece korunabilir. Randevu tekrar denetimi için bellekte tutulan başvuru özeti en fazla 24 saat tutulur ve takip eden bir dakika içinde temizlenir.

Ana sistemden silme, önceki yedek kopyaların aynı anda ortadan kalktığı anlamına gelmez. Yedeklere erişim sınırlandırılır; saklama ve geri yükleme işlemlerinde silme talepleri ayrıca değerlendirilir. Talep, teklif, sözleşme ve muhasebe kayıtları için randevu kayıtlarının süresi uygulanmaz.

Saklama süresi; talebin veya projenin devam edip etmediği, sözleşme ilişkisi, ilgili kayıt için geçerli yasal saklama yükümlülüğü ve hakların korunması ihtiyacına göre belirlenir. Tek bir süre tüm veri türlerine uygulanmaz. İşleme şartları ortadan kalktığında verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi gerekir. Kendi kayıtlarınızın saklanma gerekçesini ve silinmesini aşağıdaki başvuru yollarıyla sorabilirsiniz.

7. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamında:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir; işlenmişse bilgi isteyebilirsiniz.
• İşleme amacını ve bilgilerin bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını sorabilirsiniz.
• Yurt içinde veya dışında bilgilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenebilirsiniz.
• Eksik veya yanlış bilgilerin düzeltilmesini, yasal şartları varsa silinmesini ya da yok edilmesini isteyebilirsiniz.
• Düzeltme ve silme işlemlerinin bilgilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep edebilirsiniz.
• Yalnız otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz edebilirsiniz.
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle zarar görmeniz hâlinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

8. Nasıl başvurabilirsiniz?

Başvurunuzu yukarıdaki adrese yazılı olarak veya daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden bilgi@doktorweb.com.tr adresine gönderebilirsiniz. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen diğer yöntemlerle başvuru hakkınız da saklıdır.

Başvuruda adınız, soyadınız, yazılı başvuruda imzanız, tebligat adresiniz, talebiniz ve Tebliğ’de öngörülen kimlik bilgileri bulunmalıdır. Varsa ilgili belgeleri ekleyebilirsiniz. Kimliğinizi doğrulamak için gerekli bilgiler istenebilir; başvuruyla ilgisiz hassas belge göndermeyin.

Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde yazılı veya elektronik ortamda yanıtlanır. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurulun belirlediği tarifedeki ücret uygulanabilir. Yanıt alamaz veya yanıtı yetersiz bulursanız Kanun’un 14. maddesindeki süre ve şartlarla Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet edebilirsiniz.